Uma proposta comercial é muito importante na hora de fechar um negócio, tanto para formalizar o que está sendo negociado e deixar claro tudo que está incluso na negociação, quanto para proteger o interesse de ambas as partes.
Sabendo dessa importância, trazemos algumas dicas e sugestões para você criar suas propostas, além de um modelo para que você possa editar e utilizar com seus clientes.
Quem são as partes
No início de toda proposta, sempre é necessário uma apresentação das partes envolvidas. Insira os dados de sua empresa e os dados da empresa de seu cliente. Peça a ele também as informações de quem será o contato principal na sua empresa. Busque informações como: nome completo, razão social da empresa, CPF e CNPJ dos envolvidos, endereço da empresa, números de telefone e e-mail.
Objeto da proposta
Descreva com detalhes tudo que envolverá a proposta feita. Dê um destaque especial para esta parte para que seu cliente não fique com dúvidas ou crie expectativas equivocadas sobre o que receberá.
Descreva de forma clara e objetiva:
- quais sistemas que ele terá acesso: você pode listá-los e dar uma descrição breve de cada um ou uma indicação de sua finalidade.
- os produtos que serão entregues: diga quais equipamentos e modelos foram comprados e as quantidades.
- serviços a serem prestados: diga se será feita instalação (de qual sistema e para quantos equipamentos), treinamento (quantas horas e para quantas pessoas), suporte (por que canais, horários e limites).
Termos e condições
Liste na proposta os preços de cada produto e serviço, as formas de pagamento aceitas e as condições e datas para serem realizados. Os valores sempre devem ser combinados antes da prestação dos serviços, dessa forma, se o cliente desejar alguma negociação ou não concordar com algum ponto, ainda está em tempo de realizar alterações e cancelamentos sem perdas.
Descreva também os prazos para sua entrega. Informe ao cliente sua disponibilidade em datas para instalação do sistema, treinamentos e suporte. Explique também como funciona o suporte prestado por sua empresa e como deve ser acionado.
Insira as condições especiais para sua entrega, como, por exemplo:
- equipamentos necessários e requisitos mínimos de hardwares para instalação de sistema.
- conexão com internet para que recursos específicos funcionem.
- necessidade de equipe própria para cadastramento de produto.
- necessidade de funcionário capacitado para comunicação com sua empresa e acionamento de suporte técnico.
A prestação do serviço pode ficar condicionada a essas exigências.
Você deve colocar também os requisitos de sua empresa para garantir ao cliente o que ele irá receber, como:
- sigilo de informações.
- disponibilidade e prazo para resposta de suporte técnico.
- fornecimento de pessoa capacitada para realizar instalação e treinamentos.
Consequências e resolução de conflitos
Assim como em qualquer negócio, na venda de sistemas também há riscos. Acerte com seu cliente como possíveis problemas serão resolvidos, assim vocês terão uma garantia maior de não serem lesados no caso de descumprimento ou rompimento de contrato.
Da parte de seu cliente, você pode definir multas para cancelamentos e atrasos de pagamento, prazos para desistência, limites para reembolso e prazos para que isso seja solicitado e contemplado.
De sua parte, defina como o cliente será ressarcido caso sua empresa não consiga entregar o que foi proposto, ou caso opte por não executar o serviço ou não consiga entregar algum produto comprado.
Você pode incluir um acordo de arbitragem ou um tribunal específico que as partes concordam em usar para resolver quaisquer disputas.
Revisão e assinatura
Após tudo preenchido, revise o texto para evitar erros ortográficos ou descrições erradas. Parece bobo ter que ressaltar este ponto, mas é comum encontrar propostas e contratos com erros devido ao preenchimento com pressa. Cuide pois isto pode passar uma ideia de amadorismo e desleixo.
Após a aprovação da proposta, recolha as assinaturas e guarde sua cópia, quaisquer dúvidas ou problemas que surjam, você pode usá-la para ajudar na resolução.
Por fim, procure deixar modelos de propostas pré prontos para facilitar sua rotina e evitar esquecer de algum ponto importante que deva ser abordado. Deixamos modelos prontos para você usar de base e adaptar da melhor forma para suas negociações:
Até mais!
Caroline
Marketing - Cervantes
